DO Consultancy
     
Records Management Advies en Trainingen

 


Beveiligen van digitale documenten

 

Heeft u weleens nagedacht over hoeveel digitale documenten een medewerker binnen uw organisatie per dag aanmaakt of bewerkt ? En over de wijze waarop deze documenten worden opgeslagen en gearchiveerd ?

We mogen uiteraard ook niet de documenten vergeten die uw organisatie dagelijks toegestuurd krijgt en op welke wijze deze ontvangen worden. Veelal zijn de documenten die per e-mail verzonden worden niet of onvoldoende beveiligd, hetgeen een veiligheidsrisico voor de verzender kan betekenen. Medewerkers weten vaak niet op welke wijze documenten die ze versturen per e-mail of op een USB-stick plaatsen kunnen beschermen. Documenten die niet of onvoldoende beveiligd zijn kunnen met de juiste tools eenvoudig bewerkt worden: bedragen kunnen worden gewijzigd, foto's vervangen, handtekeningen gekopieerd en hergebruikt.

 

Het is dus van groot belang dat de documenten die verzonden worden, beveiligd worden alvorens te versturen naar anderen. Maar ook digitale documenten die in de eigen organisatie gebruikt worden en niet door ongeautoriseerden aangepast mogen worden, zullen beveiligd dienen te worden. Hoe doen we dat ? Welke mogelijkheden zijn er ?

 

Naast de reguliere beveiliging van digitale documenten, kijken we in deze cursus ook naar de wijze waarop documenten kunnen worden opgeslagen en bewaard zodat deze in de toekomst nog toegankelijk, leesbaar, en bruikbaar zijn. Er zijn veel invloeden waardoor digitale bestanden beschadigd kunnen raken of zelfs kunnen verdwijnen, waardoor de inhoud niet meer, of niet goed meer toegankelijk, leesbaar of bruikbaar wordt.

 

Het is dus zaak deze invloeden te onderkennen en de nodige maatregelen te nemen teneinde hun nadelige impact zoveel mogelijk te voorkomen.

Het gaat in hoofdzaak om vier categorieën invloeden:

- menselijke fouten, zoals het per ongeluk  definitief wissen van en bestand

- technische fouten, als gevolg van niet goed werkende hardware en/of

  software

- omgevingsinvloeden, zoals vocht, temperatuur, straling en magneetvelden

- opzet, door personen intern of extern

 

In de cursus zullen we in op al deze invloeden ingaan, en komen tot aanbevelingen om ze te voorkomen, en om de negatieve gevolgen ervan voor de toegankelijkheid van digitale documenten zoveel mogelijk te beperken.

 

Daarbij zullen ook een aantal nationale en internationale standaards en aanbevelingen op dit gebied aan de orde komen, zoals NEN 2082, ISO 15489, zullen we aandacht besteden aan initiatieven zoals het Open Archives Initiative, en zal worden bekeken wat de invloeden zijn van “cloud computing”, waarbij digitale documenten “ergens” in het netwerk circuleren en worden opgeslagen.

 

Verder zullen we kijken naar manieren om digitale documenten te beschermen via de elektronische/digitale handtekening, naar de mate van beveiliging die gehaald kan worden door het gebruik van PDF en PDF/A, en naar de consequenties van het gebruik van compressie-technieken.

 

Deelnemers aan deze cursus krijgen een duidelijk beeld van de verschillende aspecten van digitale documentbeveiliging, met voldoende handvatten voor toepassing bij de eigen organisatie.

 

 

Doelgroepen:

Records managers, medewerkers DIV, bibliothecarissen, documentalisten, archivarissen, informatiespecialisten, ICT-medewerkers, secretaresses en facilitaire medewerkers.

 

Tijdsduur:

Aanvang: 10.00 uur

Einde     : 17.00 uur

 

Docent:

Dominique Hermans

 

Kosten:

€ 495,00 (excl. 21% BTW), dit is inclusief lunch, drankjes en versnaperingen

 

 

Data en locaties:

16 mei 2017               Landgraaf - locatie DO Consultancy

datum volgt                Amersfoort - locatie Vergadercentrum OKS (300 meter vanaf NS-station)

 

 

 

 

 

_____________________________________________________________________________________________________________________

DO Consultancy
Jagerspad 34
6374 CZ  Landgraaf


         dominique.hermans@doconsultancy.net
         www.doconsultancy.net

 

         06 24 886 887

KvK 14106447